Nunziante Esposito:
Microsoft Outlook e regola di posta completa.
Scarica il file in formato Word
Vediamo come poter personalizzare la nostra posta con delle cartelle aggiuntive e con delle regole.
Anche se la gestione avanzata della posta non serve a tutti, di seguito è riportata la procedura per creare una regola di posta che, assieme alla creazione di una nuova cartella vista nella parte precedente, ci consente di smistare nel modo migliore i messaggi di posta ricevuti ed indirizzare in automatico i messaggi nelle cartelle create come si desidera.
Mettiamo che il browser di posta è stato configurato in modo che ogni account posseduto abbia le sue cartelle, modalità che si può evitare al momento che si configurano gli account e che viene spiegato in un altro articolo. Le operazioni da fare sono due: creazione cartella e regola di posta.
Creare una nuova cartella
La creazione di una nuova cartella ci può servire non solo come cartella per archiviare manualmente i messaggi che ci interessano, ma anche per accogliere i messaggi che, tramite una regola di posta, vengono smistati automaticamente al suo interno.Ecco come creare una cartella che chiameremo Aarrivo Generale che accoglierà i messaggi che riceviamo in ogni posta in arrivo di ogni account, con una regola apposita che creeremo di seguito. Non a caso ho scelto un nome con doppia A iniziale. Infatti, serve a posizionare la cartella ad inizio di tutte le altre cartelle create in precedenza e dopo la cartella Posta Eliminata.
Creazione della cartella sull'albero delle cartelle
Fare come segue:1. Stando in una cartella qualsiasi e senza avere un messaggio aperto, Apriamo il menu Cartella con alt più C.
2. Siamo su nuova sottomenu. Premiamo freccia destra per il sottomenu.
3. Siamo sul comando nuova cartella e premiamo invio.
4. Si apre la finestra per creare la nuova cartella e siamo sul campo editazione per immettere il nome.
5. Scriviamo il nome che vogliamo assegnare alla cartella, quindi, nel nostro caso scriveremo Aarrivo Generale.
6. Premiamo tab fino al campo con la visualizzazione ad albero delle cartelle.
7. Con Le frecce, scegliamo la cartella per la quale vogliamo creare questa sottocartella, quindi, volendola inserire nell'albero principale delle cartelle, premiamo il tasto home.
7. Siamo su cartelle personali, aperto.
8. Premiamo tab, siamo su OK e premiamo invio per confermare.
Per verificare che tutto è andato a buon fine e che la cartella è posizionata dove volevamo, basta posizionarsi sull'albero delle cartelle con il comando control più Y e ce ne accertiamo.
Se è stato fatto tutto in modo corretto, sia usando il comando tab per chi ha visibile il riquadro di spostamento, sia usando il comando control più Y sempre valido per tutti, ci spostiamo sull'albero delle cartelle e troveremo la cartella Aarrivo Generale appena creata. Notate che la trovate assieme a tutte quelle preesistenti.
Una volta che abbiamo previsto questo contenitore per accogliere tutti i messaggi provenienti dalla posta in arrivo di tutti gli account, dobbiamo creare la regola che, in automatico, sposta i messaggi ricevuti da tutti gli account nella cartella appena creata.
Creazione di una regola di posta
Premessa.Anche se in questo browser di posta professionale si possono programmare delle regole con dei filtri che consentono di fare pressappoco tutto quello che vogliamo, noi vedremo le impostazione per creare una regola il più semplice possibile, non solo per non complicarci la vita, ma anche perché a noi che non dobbiamo gestire un ufficio è quello che serve.
Ecco come procedere:
1. Stando nella cartella posta in arrivo di uno degli account posseduti, scegliamo un messaggio indirizzato a questo account.
2. Apriamo il messaggio e premiamo control più R, come se volessimo rispondere al messaggio.
3. Selezioniamo l'indirizzo di posta di questo nostro account.
4. Lo copiamo negli appunti con control più C.
5. Con Escape, chiudere il messaggio aperto. Siamo di nuovo in posta in arrivo, sul messaggio che abbiamo appena chiuso.
6. Premere il tasto applicazioni, per aprire il menu di contesto.
7. con freccia giù, scegliamo il comando Regole, sottomenu, premiamo freccia destra, dal sottomenu, scegliamo Regole e Avvisi... e premiamo invio.
9. Se non abbiamo ancora creato una regola di posta, ci troviamo direttamente nella procedura per creare una regola di posta, altrimenti, siamo nella finestra delle regole e se non siamo sul pulsante nuova regola... , cerchiamo questo comando con tab e premiamo invio per avviare la procedura.
10. In ogni caso, siamo su una casella ad elenco nella quale scegliamo con le frecce verticali il tipo di regola che vogliamo creare in base alle nostre esigenze.
11. Tenendo presente che dobbiamo spostare i messaggi ricevuti in una cartella specifica, premiamo freccia giù e troviamo proprio la voce che ci interessa: Applica regola ai messaggi ricevuti.
12. Con tab ci spostiamo sul pulsante avanti e premiamo invio.
13. Sul primo campo abbiamo la lista di 31 voci dalla quale possiamo scegliere quella che ci serve. In questo caso, scegliamo: Con parole specifiche nell'indirizzo del destinatario e attiviamo con barra spazio.
14. Con tab, ci spostiamo al campo successivo, dove con le frecce possiamo selezionare la dicitura Con parole specifiche nell'indirizzo del destinatario. Premiamo barra spazio.
15. Si apre una nuova finestra. Siamo sul campo editazione dove dobbiamo inserire il testo specifico dell'indirizzo del destinatario, quindi, la cosa migliore è quella di scrivere l'indirizzo completo dell'account da controllare. Nel nostro caso, avendolo selezionato e copiato negli appunti, vedi punto 4, premiamo control più V ed incolliamo.
16. Premiamo tab, siamo sul pulsante aggiungi e premiamo invio. Ritorniamo sul campo precedente, per la regola che stiamo creando, non avendo altro testo da controllare, ci viene letto che abbiamo aggiunto l'indirizzo di posta dell'account.
17. Premiamo tab, siamo sul pulsante OK e premiamo invio.
18. Con tab, ci spostiamo sul pulsante avanti e premiamo invio.
19. Si apre la nuova finestra e siamo su un elenco di azioni da cui scegliere. Premiamo freccia giù e poi freccia su, siamo su "Sposta il messaggio nella cartella specificata".
20. Con tab ci spostiamo al campo successivo dove ci viene letto l'indirizzo email inserito in precedenza, 2 di 3. Premendo freccia destra ci viene letto cartella specificata.
21. Premiamo barra spazio. Siamo sull'albero delle cartelle e, precisamente, siamo sulla cartella che era selezionata al momento che abbiamo iniziato a creare la regola. Se, come indicato sopra, abbiamo creato la cartella Aarrivo Generale, premendo la lettera A, la raggiungeremo quasi immediatamente.
22. Se la cartella non l'abbiamo ancora creata, possiamo farlo da questa finestra. Infatti, premendo tab ripetutamente, troviamo il pulsante nuovo e premiamo invio. Una volta creata la cartella, premendo tab, si ritorna sull'albero delle cartelle e la cartella appena creata è già selezionata.
23. In entrambi i casi, quando siamo sulla cartella che per il nostro esempio è Aarrivo Generale, premiamo invio. Ritorniamo al punto da dove eravamo partiti, solo che ora c'è scritto anche "Sposta il messaggio nella cartella Aarrivo Generale".
24.Premiamo tab fino al pulsante avanti e premiamo invio.
25. Si apre una nuova finestra e siamo su una lista di eccezioni che possiamo scorrere con le frecce verticali. Non avendo bisogno di eccezioni per una regola del genere, premiamo tab.
26. Siamo nel solito campo dove, con le frecce, possiamo leggere le impostazioni eseguite nelle fasi precedenti. Siamo ancora in tempo a modificare o aggiungere altro. Non avendo più nulla da modificare, premiamo ancora tab fino al pulsante avanti e premiamo invio.
27. Si apre una nuova finestra e siamo sul campo editazione dove va scritto il nome della regola. La procedura inserisce già il nome, precisamente l'indirizzo email che stiamo controllando, ma possiamo scrivere quello che vogliamo. Io ho lasciato il nome di default che va più che bene.
28. Premiamo tab e siamo sulla casella di controllo "Applica subito la regola ai messaggi già presenti in posta in arrivo". Attiviamo tale casella.
29. Premiamo tab e siamo sulla casella di controllo "Attiva regola" che è già attivata e deve essere attivata.
30. Siamo nel solito campo dove, con le frecce, possiamo leggere le impostazioni eseguite nella finestra iniziale. Premiamo ancora tab fino al pulsante fine e premiamo invio.
31. Si attiva la procedura e viene applicata la regola. Dopo il tempo necessario a spostare i messaggi inviati all'indirizzo di posta specificato nella cartella Aarrivo Generale, si chiude la procedura e siamo sulla finestra delle regole.
Per creare le altre regole per tutti gli account che abbiamo, ci spostiamo con il pulsante tab fino al pulsante nuova regola ... e premiamo invio, ripetendo tutta la procedura.
Se non dobbiamo creare altre regole, con tab ci spostiamo fino al pulsante OK e premiamo invio.
Per contattare Nunziante Esposito:
www.bdciechi.it/contact.php?iden=nunziante&lang=it